Порядок рассмотрения обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и представителей юридических лиц в Вилейском райисполкоме

ИНСТРУКЦИЯ

о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей,
и юридических лиц в Вилейском районном исполнительном комитете

ГЛАВА 1

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Инструкция о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц в Вилейском районом исполнительном комитете (далее – Инструкция) разработана в соответствии с Директивой Президента Республики Беларусь от 27 декабря 2006 г. № 2 «О дебюрократизации государственного аппарата и повышении качества обеспечения жизнедеятельности населения», на основании Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 года «Об обращениях граждан
и юридических лиц» и других актов законодательства и определяет порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан Республики Беларусь, иностранных граждан и лиц без гражданства, находящихся
на территории Республики Беларусь, в том числе индивидуальных предпринимателей, юридических лиц Республики Беларусь, представительств иностранных организаций, поступившим в Вилейский районный исполнительный комитет (далее – райисполком).

2. Инструкция определяет порядок рассмотрения обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей,
а также юридических лиц (далее, если не указано иное, – обращения), порядок ведения делопроизводства по обращениям, порядок организации личного приема граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и руководителей (представителей) юридических лиц, порядок работы
с книгой замечаний и предложений в райисполкоме, его структурных подразделениях, порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан, поступившим на «прямые телефонные линии».

3. Действие Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям, подлежащим рассмотрению
в соответствии с законодательством о конституционном судопроизводстве, гражданским, гражданским процессуальным, хозяйственным процессуальным, уголовно-процессуальным законодательством, законодательством, определяющим порядок административного процесса, законодательством об административных процедурах, обращениям работников к нанимателю, иным обращениям,
в отношении которых законодательными актами установлен иной порядок их подачи и рассмотрения.

4. Делопроизводство по обращениям, в том числе поступившим на «прямые телефонные линии» ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства и осуществляется в райисполкоме сектором по работе с обращениями граждан и юридических лиц райисполкома (далее – сектор), в структурных подразделениях райисполкома – должностными лицами, на которых возложены эти обязанности.

5. Делопроизводство по обращениям, внесенным в книгу замечаний и предложений, ведется лицом, назначенным ответственным за ее ведение распоряжением председателя райисполкома.

6. Ответственность за организацию работы с обращениями возлагается на управляющего делами райисполкома, руководителей структурных подразделений райисполкома.

ГЛАВА 2

ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И УЧЕТ ОБРАЩЕНИЙ

7. Поступающие в райисполком обращения регистрируются в день их поступления в секторе.

8. Обращения заявителей, поступившие в райисполком в нерабочий день (нерабочее время), регистрируются не позднее чем в первый следующий за ним рабочий день.

9. Конверты от поступивших письменных обращений заявителей сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес заявителя или когда дата на оттиске календарного штемпеля служит подтверждением даты их отправки и получения.

10. Обращения, ошибочно доставленные в райисполком, не регистрируются и направляются по назначению, а при невозможности установления адресата возвращаются заявителю.

11. Регистрация обращений, за исключением замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений, осуществляется в райисполкоме с использованием автоматизированной (электронной) регистрационно-контрольной формы, в структурных подразделениях райисполкома – с использованием автоматизированной (электронной), карточной (в регистрационно-контрольных карточках) либо журнальной регистрационно-контрольной формы.

12. Регистрационный штамп ставится на первой странице обращения либо сопроводительного письма к обращению (при его наличии) в правом нижнем углу или в другом свободном от текста месте, на нем указывается дата регистрации и регистрационный индекс.

13. Обращениям, ответам (уведомлениям) на обращения, в том числе ответам (уведомлениям), направленным заявителю на внесенные замечания и (или) предложения в книгу замечаний и предложений, присваивается регистрационный индекс в соответствии с утвержденной номенклатурой. Регистрационный индекс обращения состоит из номенклатурного индекса дела, порядкового номера поступившего обращения, начальной буквы фамилии заявителя (например, 3-6/15-К, где 3-6 – индекс дела в номенклатуре, 15 – порядковый номер поступившего обращения, К – начальная буква фамилии заявителя).

14. При регистрации коллективных обращений в их индекс включаются буквенные обозначения «кл», анонимных – «без».

15. Повторные обращения при их поступлении учитываются под регистрационным индексом первоначального обращения с добавлением дополнительного порядкового номера (например, 3-6/15-К/1).

16. При поступлении от одного заявителя нескольких идентичных обращений или обращений, содержащих уточняющие (дополняющие) документы и (или) сведения, до направления ему ответа (уведомления) на первоначальное обращение такие обращения учитываются как одно обращение под регистрационным индексом первоначального обращения.

17. Обращения заявителей, поступившие из вышестоящих органов, по которым не требуется направление ответов (уведомлений) заявителям, регистрируются в секторе и учитываются как поручения вышестоящих органов. Регистрационный индекс поручения состоит из номенклатурного индекса дела, порядкового номера поступившего поручения, начальной буквы фамилии заявителя (например, 3-9/15-К, где 3-9 – индекс дела в номенклатуре, 15 – порядковый номер поступившего поручения, К – начальная буква фамилии заявителя).

ГЛАВА 3

ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ

18. После регистрации обращения предварительно анализируются работниками сектора и передаются на рассмотрение председателю райисполкома, его заместителям или управляющему делами райисполкома (далее – руководство райисполкома) согласно распределению обязанностей.

19. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не относится к компетенции райисполкома, а также не содержащее информацию о результатах его предыдущего рассмотрения в сельском исполнительном комитете (далее – сельисполком) или районных организациях, в компетенции которых находится решение изложенных в обращении вопросов, в течение пяти рабочих дней со дня, следующего за днем регистрации обращения, направляется для рассмотрения государственным органам или организациям в соответствии с их компетенцией с уведомлением об этом заявителя письмом за подписью заведующего сектором.

20. Поручения о дальнейшем рассмотрении обращений заявителей оформляются в форме резолюций, определяющих порядок подготовки ответа (уведомления), обязательный для исполнения руководителями структурных подразделений райисполкома, районных организаций, председателями сельисполкомов.

21. Резолюция оформляется на первой странице обращения либо сопроводительного письма к обращению (при его наличии) в левом верхнем углу, в другом свободном от текста месте или на отдельном листе, который прилагается к обращению и является его составной частью.

22. Структурным подразделениям райисполкома, сельисполкомам, другим государственным органам и организациям направляются копии обращения и резолюции.

23. В случаях, когда резолюцией руководства райисполкома определены несколько исполнителей, ответственным за рассмотрение

обращения и подготовку ответа заявителю является исполнитель, стоящий в резолюции первым, если не указано иное.

24. Соисполнителями представляется информация о результатах рассмотрения обращения не позднее, чем за 3-5 рабочих дней до истечения контрольного срока, первому исполнителю либо в сектор.

25. Сводная информация о результатах рассмотрения обращения и проект ответа заявителю, согласованный с заместителем председателя или управляющим делами райисполкома согласно распределению обязанностей, представляются в сектор первым исполнителем за 1-2 рабочих дня до истечения контрольного срока.

26. Информацию о результатах рассмотрения обращения подписывают руководители или заместители руководителей структурных подразделений райисполкома, сельисполкомов, районных организаций.

27. Работники сектора проверяют соответствие ответа требованиям к письменным ответам на письменные обращения, изложенным в статье 18 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 года «Об обращениях граждан и юридических лиц», регистрируют ответ и представляют его на подпись руководству райисполкома.

28. Ответы (уведомления) на обращения подписывают
председатель райисполкома, его заместители или управляющий делами райисполкома.

29. Председатель райисполкома подписывает информацию
о рассмотрении обращений, направляемую в вышестоящие органы, а также в адрес высших должностных лиц Республики Беларусь, после визирования заместителями председателя или управляющим делами райисполкома согласно распределению обязанностей.

30. Если для решения изложенных в обращении вопросов совершены определенные действия (выполнены работы, оказаны услуги)
в присутствии заявителей, в сектор предоставляются записи о выполнении работ и оказании услуг или составленные акты, которые являются основанием для списания обращения в дело.

31. Решение об оставлении обращения без рассмотрения
по существу принимается руководством райисполкома.

32. При оставлении письменного обращения без рассмотрения по существу, отзыве заявителем своего обращения оригиналы документов, приложенных к письменным обращениям, возвращаются заявителю с сопроводительным письмом.

33. При наличии оснований для положительного решения изложенных в обращении вопросов структурное подразделение райисполкома рассматривает обращение по существу либо выдает обязательное для исполнения предписание о надлежащем решении этих вопросов за подписью руководства райисполкома.

34. Оформление предписания осуществляется согласно Государственному стандарту Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

35. Обращение, по которому выдавалось предписание, считается исполненным и может быть направлено в дело только после получения сообщения из подчиненной организации о результатах рассмотрения предписания.

36. Контроль за исполнением предписания осуществляет структурное подразделение, вынесшее предписание.

37. Решение о прекращении переписки по повторным обращениям, поступившим в райисполком, принимается руководством райисполкома на основании предложений исполнителя (исполнителей).

38. Контроль за рассмотрением обращений в райисполкоме ведется сектором с использованием АИАС «Миноблисполком».

39. Обращения, на которые даются промежуточные ответы, оставляются на контроле.

40. Контроль за рассмотрением обращений завершается, если все поставленные в них вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям даны ответы в письменной, устной или электронной форме, а также направлены уведомления в порядке, установленном в статьях 10, 15 и 21 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 года «Об обращениях граждан и юридических лиц».

41. Решение о снятии с контроля обращений и списании их в дело принимается руководством райисполкома или заведующим сектором.

42. Все обращения после рассмотрения руководством райисполкома возвращаются в сектор.

43. На каждом обращении после окончательного рассмотрения поставленных в нем вопросов проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело.

44. В случае отзыва заявителем своего обращения отместка об исполнении и направлении его в дело проставляется на его заявлении об отзыве своего обращения, поданного в письменной или электронной форме.

ГЛАВА 4

ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ ЭЛЕТРОННЫХ ОБРАЩЕНИЙ

45. Электронные обращения подаются гражданами и юридическими лицами в специальную рубрику «Электронные обращения» на официальном интернет-сайте Вилейского райисполкома «vileyka.minsk-region.by» (далее – специальная рубрика) или на адрес электронной почты «vileyka-rec@mail.ru».

46. В специальную рубрику или на адрес электронной почты принимаются электронные обращения граждан и юридических лиц, направленные в адрес Вилейского райисполкома, его структурных подразделений.

47. Прием и регистрация электронных обращений, поступивших в адрес райисполкома, а также контроль за их исполнением обеспечивается сектором, поступивших в адрес структурных подразделений райисполкома, - уполномоченными должностными лицами.

48. Бумажные копии электронных обращений, поступивших в адрес райисполкома, после регистрации передаются на рассмотрение председателю, заместителям председателя или управляющему делами райисполкома.

49. Электронные обращения рассматриваются в порядке, установленным для рассмотрения письменных обращений.

50. Не рассматриваются электронные обращения иностранных граждан, лиц без гражданства и юридических лиц, не находящихся на территории Республики Беларусь. В отдельных случаях руководством райисполкома может быть принято решения о рассмотрении таких обращений.

51. Ответы на электронные обращения должны соответствовать требованиям, содержащимся в пункте 1 статьи 18 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 года «Об обращениях граждан и юридических лиц».

52. Ответы на электронные обращения должны оформляться на стандартных чистых листах бумаги и содержать следующие реквизиты:

наименование исполнительного комитета, его структурного подразделения;

дату;

регистрационный индекс;

наименование должности лица, подписавшего ответ;

фамилию и инициалы лица, подписавшего ответ.

53. Подписанные ответы на электронные обращения, поступившие в райисполком, сохраняются в делопроизводстве сектора.

54. Исполнителями вместе с ответом (уведомлением) на электронное обращение в сектор передается его электронная копия для направления заявителю в адрес электронной почты, указанной в обращении.

55. На электронные обращения даются письменные ответы (направляются письменные уведомления) в случаях, если:

заявитель в своем электронном обращении просит направить письменный ответ либо одновременно направить письменный ответ и ответ на адрес его электронной почты;

в электронном обращении указан адрес электронной почты, по которому по техническим причинам не удалось доставить ответ (уведомление).

56. Тексты типичных обращений, а также ответы на них размещаются на официальном интернет-сайте райисполкома для информирования граждан.

ГЛАВА 5

ЛИЧНЫЙ ПРИЕМ

57. Личный прием граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, их представителей, представителей юридических лиц (далее – личный прием) проводится председателем райисполкома,
его заместителями, управляющим делами райисполкома согласно распределению обязанностей по вопросам, относящимся к компетенции райисполкома, в соответствии с графиком личного приема, утвержденного председателем райисполкома.

58. Прием заявителей с целью предварительного консультирования, разъяснения порядка личного приема осуществляется ежедневно работниками сектора.

59. Личный прием заместителей председателя, управляющего делами райисполкома осуществляется без предварительной записи.

60. Предварительная запись на личный прием председателя райисполкома осуществляется работниками сектора в четверг и пятницу недели, предшествующей проведению приема, с 8.00 до 13.00, с 14.00 до 17.00.

61. При предварительной записи на личный прием к председателю райисполкома работниками сектора выясняются:

суть вопроса;

рассматривалось ли обращение по планируемому к обсуждению вопросу в сельисполкоме либо структурном подразделении райисполкома, районной организации, в компетенции которых он находится;

иные необходимые сведения.

62. Должностные лица, проводящие личный прием, а также работники сектора, уполномоченные осуществлять предварительную запись на личный прием, не вправе отказать в личном приеме, записи на личный прием, за исключением случаев:

обращения по вопросам, не относящимся к компетенции райисполкома;

обращения в неустановленные дни и часы;

когда заявителю в ходе личного приема уже был дан исчерпывающий ответ на интересующие его вопросы;

когда с заявителем прекращена переписка по изложенным в обращении вопросам.

63. В случае, если гражданин не обращался в порядке, предусмотренном абзацем 3 пункта 61 настоящей инструкции, гражданину разъясняются положения законодательства об обращениях граждан и юридических лиц, а также порядок первоочередного рассмотрения его обращения в государственных организациях, подчиненных Вилейскому райисполкому, и предлагается обратиться на прием к заместителю председателя либо управляющему делами райисполкома, курирующему направление деятельности, к которому относится вопрос обращения гражданина.

64. Организацию личных приемов председателя райисполкома осуществляет сектор во взаимодействии с руководителями структурных подразделений райисполкома, районных и иных организаций.

65. При подготовке личного приема сектор запрашивает
у структурных подразделений райисполкома, сельисполкомов, районных и иных организаций необходимые сведения и справочные материалы по существу обращений.

66. В ходе предварительной записи, изучения представленных материалов сектором определяется необходимость участия в приеме руководителей и специалистов соответствующих структурных подразделений райисполкома, районных и иных организаций, решаются вопросы по обеспечению качественного и организованного приема.

67. Личный прием проводится руководителями районных организаций и структурных подразделений райисполкома
и их заместителями на основании утвержденных графиков.

68. Руководством райисполкома, руководителями структурных подразделений райисполкома и районных организаций проводятся также выездные приемы в соответствии с утвержденным графиком.

69. Информация о порядке осуществления предварительной записи, о дате, времени и месте проведения приемов размещается в райисполкоме и сельисполкомах в местах, доступных для ознакомления посетителей, а также на официальном интернет-сайте райисполкома.

70. Ответы на рассмотренные по существу устные обращения подлежат объявлению заявителям в ходе личного приема. Результат решения изложенных в устном обращении вопросов отмечается в регистрационно-контрольной форме, в которой зарегистрированы устные обращения.

71. Если решение вопросов, изложенных в ходе личного приема, не относится к компетенции райисполкома, соответствующие должностные лица не рассматривают обращение по существу, а разъясняют, в какую организацию следует обратиться для решения вопросов, изложенных в обращении.

72. Если для решения вопроса, изложенного в устном обращении и относящегося к компетенции райисполкома, требуются дополнительное изучение и проверка, обращение излагается заявителем в письменной форме и подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящим Законом для письменных обращений.

73. Учет поручений руководства райисполкома, данных в ходе личных приемов, ведется в АИАС «Миноблисполком».

74. Контроль за выполнением поручений председателя райисполкома, данных в ходе личных приемов, возлагается на сектор.

75. Контроль за исполнением поручений, данных в ходе личных приемов руководителей структурных подразделений райисполкома, осуществляют по их поручению должностные лица соответствующих структурных подразделений райисполкома.

ГЛАВА 6

РАБОТА С КНИГОЙ ЗАМЕЧАНИЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ

76. Ответственность за ведение и хранение книги замечаний и предложений райисполкома (далее – книга), а также контроль за исполнением поручений по внесенным в нее записям возлагается на лицо, назначенное распоряжением председателя райисполкома ответственным за ее ведение.

77. Сведения о месте нахождения книги и ответственном за ее ведение и хранение должностном лице размещаются на информационном стенде.

78. После внесения заявителем записи в книгу ее копия передается на рассмотрение председателю райисполкома, его заместителям или управляющему делами райисполкома в соответствии с распределением обязанностей.

79. Копия записи с резолюцией направляется исполнителю, информация о ходе и результатах рассмотрения вносится в книгу.

80. Поступившие ответы на внесенные в книгу записи докладываются руководству райисполкома для принятия решения
о списании в дело или осуществлении дополнительного контроля.

81. Отметка об исполнении и направлении в дело проставляется на копии ответа заявителю, остающейся в делопроизводстве.

ГЛАВА 7

ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ «ПРЯМЫХ ТЕЛЕФОННЫХ ЛИНИЙ»
И ВЕДЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ПОСТУПИВШИМ
НА НИХ ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

82. «Прямые телефонные линии» с населением проводятся руководством райисполкома по вопросам, относящимся к компетенции райисполкома.

83. График проведения «прямых телефонных линии» утверждается председателем райисполкома и размещается на официальном интернет-сайте райисполкома.

84. Организацию «прямых телефонных линий» руководством райисполкома осуществляет сектор.

85. Регистрация и учет обращений, поступивших в ходе проведения «прямых телефонных линий», а также контроль за исполнением данных поручений ведется сектором в АИАС «Миноблисполком».

86. Обращениям, поступившим в ходе проведения «прямых телефонных линий», ответам на них присваивается регистрационный индекс в соответствии с утвержденной номенклатурой. Регистрационный индекс обращения состоит из номенклатурного индекса дела, порядкового номера поступившего обращения, начальной буквы фамилии заявителя (например, 3-15/14-К, где 3-15 – индекс дела в номенклатуре, 14 – порядковый номер поступившего обращения, К – начальная буква фамилии заявителя).

87. Повторные обращения при их поступлении учитываются под регистрационным индексом первоначального обращения с добавлением дополнительного порядкового номера (например, 3-15/14-К/1).

88. Решение о снятии с контроля обращений, поступивших в ходе проведения «прямых телефонных линий», и списании их в дело принимается руководством райисполкома или заведующим сектором.

89. Все обращения после рассмотрения руководством райисполкома возвращаются в сектор.

ГЛАВА 8

ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ
ПО ОБРАЩЕНИЯМ

90. Обращения и документы, связанные с их рассмотрением,
в райисполкоме формируются в дела в соответствии с номенклатурой.

91. Дела с обращениями заявителей формируются в течение календарного года. Каждое обращение и документы, связанные
с его рассмотрением, составляют в деле самостоятельную группу.

92. Повторные обращения формируются в отдельную группу
дел вместе с предыдущими обращениями заявителей и документами, связанными с их рассмотрением.

93. Книга замечаний и предложений после окончания ведения хранится вместе с новой книгой по месту ее ведения в течение 5 лет.

94. Копии ответов (уведомлений) гражданам на замечания и (или) предложения, внесенные в книгу замечаний и предложений, и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в одно дело и хранятся у должностного лица, ответственного за ведение и хранение книги замечаний и предложений.

95. Срок хранения письменных и (или) электронных обращений заявителей и документов, связанных с их рассмотрением, 5 лет (в случае неоднократного обращения – 5 лет с даты последнего обращения).

96. По истечении установленных сроков хранения обращения документы, связанные с их рассмотрением, а также книга замечаний и предложений подлежат уничтожению в порядке, установленном республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

 
 
© 2008 Вилейский районный
исполнительный комитет
Разработка БЕЛТА
Информационно-техническая поддержка УП «Минская волна»